Zanesljivost
Zagotavlja zanesljivost, razpoložljivost in enostavnost upravljanja.
Dostopnost
Omogoča dostopnost iz različnih naprav, kjerkoli kadarkoli.
Mobilnost
Omogoča mobilnost in dostop do aplikacij z različnih mobilnih naprav.
Produktivnost
Omogoča višjo produktivnost, saj poenostavi dostop, upravljanje in sodelovanje na vsebinah znotraj organizacije kot tudi z zunanjimi uporabniki.
Nadzor
Omogoča dodajanje nalog sodelavcem, ter obveščanje o napredku in nadzor nad opravljenimi nalogami.
Varnost
Zagotavlja varnost, varen prenos/dostop do vsebin v podjetju.
Podjetja danes potrebujejo enostavno, intiuativno in varno orodje za upravljanje z dokumenti, ki krožijo v podjetju.
Poslovne vsebine dokumentov predstavljajo temelj poslovanja združb. Razlogi za digitalizacijo dokumentov so zelo preprosti. Glavni razlog je učinkovitost poslovanja, ki obsega tako racionalizacijo stroškov poslovanja kot tudi racionalizacijo poslovnih procesov.
Sodobni dokumentni sistemi danes omogočajo varen in enostaven dostop do poslovnih vsebin ne glede ali je to telefon, tablica ali računalnik v pisarni. Poudarek je na mobilnosti, preprostosti in sodelovanju zaposlenih na poslovnih vsebinah.
Pri implementaciji izbiramo med tremi različicami dokumentih sistemov, saj ima vsaka organizacija svojo specifiko delovanja. Z analizo povzetka obstoječega stanja izberemo sistem, ki najbolj ustreza specifiki delovanja organizacije.
Računi & vložišče – Skrajšajte čas od vstopa računa v podjetje do likvidacije, plačila in arhiviranja. Zagotovite nadzorovano in hitro obravnavo vseh računov, manjše število napak v procesu in večjo učinkovitost. Zaustavite papir, dokumente pretvorite v elektronsko obliko in jih kar najhitreje posredujte pravim naslovnikom.
Pogodbe & ISO – Vzpostavite učinkovit pregled nad pogodbami. Nadzorujte njihovo kreiranje, podaljševanje in distribucijo ter poskrbite za varno elektronsko hrambo. Poskrbite za celovito upravljanje dokumentov ISO standarda in izboljšajte kakovost poslovanja.
Elektronski arhiv – Storitev ves čas hrambe zagotavlja trajnost hranjenih digitalnih dokumentov, ohranja uporabnost njihove vsebine, zagotavlja njihovo nespremenljivost, ohranja avtentičnost oziroma dokazljivost njihovega izvora, dokumente varuje pred izgubo ter skrbi za njihovo urejenost.
Z uporabo Box-a smo pridobili enostaven in stroškovno učinkovit dokumentni sistem.
Kje se uporablja dokumentni sistem?
Finance
Uporaba za potrjevanje računov, kreiranje pogodb in naročilnic ter avtomatizacijo procesov.
Prodaja
Prodajalcem poenostavi dostop do najnovejših katalogov, video predstavitev in cenikov tako v pisarni kot na terenu.
Trženje
Uporaba za načrtovanje dogodkov in poenostavi skupinsko urejanje katalogov za nove produkte in storitve.
Kadrovska služba
Omogoča enostavno in varno zbiranje podatkov o zaposlenih ter evalvacijo bodočih sodelavcev.
Vodstvo
Poenostavi dodeljevanje in nadzor zadolžitev, poročila o opravljenem delu so ažurna in dostopna v in izven pisarne.
IT oddelek
Zmanjša obseg vzdrževalnih del na strojni opremi in poenostavi avtomatizacijo kroženja dokumentov v in izven podjetja.
Boštjan – Z uporabo Box-a smo pridobili enostaven in stroškovno učinkovit dokumentni sistem. Vzpostavitev BOX-a je bila hitra in enostavna, zaposleni pa so zelo hitro osvojili nov sistem. Zmanjšali smo uporabo papirja, dosegli krajši čas podpisovanja dokumentov, hkrati pa izboljšali varnost, saj imamo sedaj popolno revizijsko sled nad dogajanjem z našimi dokumenti, tudi ko »zapustijo« pisarno. Izboljšala se je komunikacija v podjetju, za polovico se je zmanjšal čas iskanja dokumentov. Vsi podatki so dostopni kadarkoli in kjerkoli, kar pomeni da sedaj naše tablice niso več samo igračke.
Odvetnik Boštjan Verstovšek, Odvetniška pisarna Boštjan in Marjana Verstovšek & odvetniki
Vodilni dokumentni sistemi
Poslovno okolje se zelo hitro spreminja. Podjetja potrebujejo rešitve, ki jim bodo pomagale pri hitrem odzivu na spremembe trga, spremembe poslovnih ciljev in enostavno prilagajanje svojih procesov novim poslovnim potrebam. Mobilnost je zahteva, ki ji morajo slediti vse organizacije, pri čemer je predpogoj velika varnost in enostavnost uporabe različnih naprav.
Vsi dokumentni sistemi podpirajo najnovejše varnostne protokole in imajo vse potrebne mednarodne certifikate. Ti zagotavljajo najvišjo zahtevano varnost in protokole, ki omogočajo uporabo tako v javnih kot zasebnih organizacijah, kjer je zaščita podatkov, tudi osebnih, izrednega pomena.
Dokumentne sisteme, ki jih tržimo, uporablja že več kot 10 milijonov uporabnikov.
